Vårt team på 7 Tutorials arbetar online och alla våra artiklar är en samarbetsinsats. Vi använder mest Google Drive eftersom det är enkelt och det erbjuder alla samarbetsfunktioner vi behöver. När Microsoft meddelade Office Online var vi mycket glada och vi bestämde oss för att prova. Vi har använt det för att arbeta tillsammans med Office Online och vi har lärt oss ganska mycket om denna tjänst, dess styrkor och svagheter. Vi har lärt oss att medan Office Online har fler funktioner än Google Drive när det gäller snabbt och effektivt samarbete på dokument, blir det kort. Här är vad Microsoft borde förbättra om Office Online innan vi och andra lag som oss kan göra omkopplaren:
Hur arbetar vi tillsammans?
Vi är ett litet team av redaktörer, som är geografiskt fördelade. Vi har redaktörer i olika städer i Rumänien och en redaktör i USA. Våra redaktörer arbetar med flera enheter med olika operativsystem, från var som helst de önskar. Personligen har jag arbetat med att skapa och publicera artiklar på alla möjliga ställen, från mitt hem kontor till kaffepostar, tåg, flygplan, bergstoppar som var över 2000 meter höga och till och med stränder vid havet. Detsamma gäller för mina kollegor vid 7 handledning .
Vårt arbete består mestadels av att skapa enkla Word-dokument eller tabeller och grafer i Excel. Ibland skapar vi även korta presentationer med lösningar som PowerPoint. Våra Word-dokument publiceras sedan som artiklar om 7 handledning .
Vi behöver inte många funktioner för redigering av dokument eftersom våra dokument är enkla blogginlägg. Men vi behöver arbeta gemensamt så enkelt och så snabbt som möjligt. Vi har haft glädje av att använda Google Drive eftersom det är enkelt och dess samarbetsfunktioner är toppklass. Vi kan till exempel samarbeta på samma dokument samtidigt, chatta i samma dokumentredigeringsfönster, lämna kommentarer till andra, få automatiska meddelanden när kommentarer läggs eller lösas och enkelt dela dokument mellan oss själva.
Vi var intresserade av att använda Office Online eftersom det är välintegrerat med OneDrive och det har några intressanta funktioner som Google Drive inte har. Det flerspråkiga stödet i Office Online fungerar till exempel bättre än i Google Drive . Detta är viktigt för oss eftersom vi skriver på två språk: engelska och rumänska. En annan aspekt som vi gillar är det faktum att det inte finns några omvandlingsproblem när du använder våra dokument i Microsoft Office . Alla Office Online- dokument ser lika ut både online och offline, vilket är bra.
Men ... efter att ha försökt det lite mer än 3 veckor, har vi bestämt oss för att växla tillbaka till Google Drive . Läs vidare för att lära dig varför.
12 saker som Microsoft behöver fixa om Office Online
I vårt dagliga samarbete med Office Online har vi stött på följande problem som inte gjorde det möjligt för oss att göra omkopplaren:
- Du kan inte byta namn på ett dokument från redigeringsfönstret. Du måste stänga den och byta namn på den från OneDrive- dokumentbiblioteket.
- Det finns inga zoomalternativ när du arbetar med ett dokument, som det finns i Microsoft Office . När du arbetar i en webbläsare, kan du på olika skärmar med olika upplösningar, som kan zooma in eller zooma ut, vara en produktivitetshöjande funktion.
- Vi har stött på konstiga fel när vi försöker välja vissa delar av texten. Till exempel är min muspekare på en viss rad och jag använder den för att välja text i den raden. Men Office Online väljer text i raden ovanför den. Detta beteende är slumpmässigt och det händer i alla webbläsare.
- Navigering av dokument med tangentbordet kan också vara problematisk. Vid slumpmässiga tillfällen hoppade Office Online två rader istället för en när vi pressade ner pilen för att gå till raden nedan. Samma när du trycker på pil upp - hoppade det två rader upp. Andra gånger vägrade den att flytta till nästa rad och markören stannade fast i samma position, likgiltig med knapparna vi pressade. Problemet löstes först efter att ha laddat samma dokument ett par gånger.
- Det finns en grundläggande funktion som saknas från Office Online : du kan inte dra och släppa bilder i ditt dokument. Du måste använda bandet, gå till fliken Infoga, tryck på Bild och välj sedan manuellt. Du kan också kopiera och klistra in bilder i dina dokument som är bättre men ändå inte så snabba som dra och släpp.
- Det går inte att enkelt exportera bilder från Office Online- dokument. Om du till exempel högerklickar på en bild och väljer Kopiera, så att du klistrar in den i ett annat dokument får du ett felmeddelande som säger att webbläsaren inte tillåter åtkomst till Urklipp. Om du använder tangentbordsgenvägar får du inget felmeddelande men den valda bilden kopieras inte till urklippet.
Det finns inte heller något Spara som alternativ för att spara bilder till din dator.
- Vid flera tillfällen var våra dokument inte längre tillgängliga via Office Online, av okända skäl. När du försökte öppna dem sa Office Online : "Tyvärr, det var ett problem och vi kan inte öppna det här dokumentet" . Oavsett hur mycket vi försökte och hur många webbläsare vi använde kunde vi inte öppna dessa dokument. Den enda lösningen var att ladda ner dessa dokument och arbeta på dem offline, med hjälp av Microsoft Office .
- När du kopierar och klistrar in text med bilder från Office Online till ett CMS eller ett annat program, lägger klistra in processen mycket. Till exempel ersätts bilder med taggar som inte har lagts till av användare. Dessutom kopieras ytterligare mellanslag och tomma rader över även om de inte existerar i originaldokumentet. Alla dessa problem uppstår inte när du klistrar in samma text med bilder från Word .
- När du delar ett dokument kan du inte ställa in behörigheterna så att andra kan dela samma dokument med fler personer. Endast ägaren kontrollerar med vem dokumentet delas. Även om detta är bra ur ett säkerhetsperspektiv bör det finnas en tillståndsnivå som du kan använda, så att de personer du delar med kan dela dokumentet framåt.
- När du har lagt fram en kommentar kan du inte redigera den. Du måste ta bort den och skapa en ny.
- När kommentarer läggs ut, skickas inga meddelanden via e-post till de personer som samarbetar på samma dokument. Detta tvingar människor att skicka ytterligare e-postmeddelanden när de arbetar på samma dokument. Google Drive hanterar meddelanden mycket bra och Office Online bör tillhandahålla ett liknande anmälningssystem.
- Office Online visar meddelanden från Skype. I titellinjen i dokumentet som du har öppnat kan du inte komma åt Skype från dokumentredigeringsfönstret och svara tillbaka. Detta är väldigt irriterande.
Slutsats
Vi kommer att göra vårt bästa för att dela den här artikeln med andra på Microsoft. Förhoppningsvis kommer de att läsa det och börja lösa de problem vi väckte. Vi hoppas att Office Online- tjänsten kommer att få många uppdateringar och förbättringar. Om problemen vi har delat är fixade så kan vi enkelt byta till Office Online, använda det dagligen och sedan lära dig, våra läsare varför och hur du använder den här tjänsten.
Innan du stänger den här artikeln vill vi veta om du har använt Office Online . Vad var ditt intryck av det? Erbjuder det vad du behöver? Har det några brister som inte tillåter dig att använda det regelbundet? Var generös och dela dina erfarenheter genom kommentarformuläret nedan.
