Bokrecension - Effektiv tidshantering

Jag tycker att det är säkert att säga att nästan alla som måste använda e-post på jobbet har använt Microsoft Outlook . Jag var en av många som lärde mig tillräckligt mycket om att jag skulle komma och aldrig tänkt på det som något annat än ett e-postprogram som också kunde skriva ut kalendrar. Min chef visste mindre om Microsoft Outlook än jag gjorde, så jag tryckte alltid ut avdelningskalendarna för henne. Så, föreställ dig min förvåning när jag såg titeln på den här boken! Använda Microsoft Outlook för tidshantering och organisation? Detta var jag tvungen att se. Skulle det kunna användas så även av personer med bara grundläggande färdigheter? Jag var väldigt ivrig att ta reda på det.

OBS! Jag ska bara referera till boken som effektiv tidshantering härifrån, så att jag tar mindre tid och din tid.

Ingen expertkunskap krävs

Introduktionen var väldigt lugnande. Ja, den här boken är för personer med grundläggande Microsoft Outlook- färdigheter. Författarna ber att läsaren förstår grunderna, eftersom det här inte är en "hur man använder Microsoft Outlook från en kvadratisk" typ av bok. Den enda delen av Microsoft Outlook som kommer att förklaras "från första början" är Uppgifter, för det är den del som de flesta inte heller har använt eller inte använt i stor utsträckning. Författarna säger att boken också är för den erfarna Microsoft Outlook- användaren, eftersom den presenterar ett system för organisation och tidshantering som är bättre och effektivare, och kan även visa den mest erfarna användaren hur man får ännu mer ut av programvaran. Med denna typ av introduktion var jag ivrig att läsa mer.

Varje kapitel börjar med en översikt över hur problem startar, följt av en sektion som heter "Låt oss börja och ändra detta!" och slutar med ett avsnitt "Du provar det" som sammanfattar vad kapitlet har lärt och ger läsaren en guidad rundtur om vad som behöver göras. En av de bästa sakerna med boken är att den inte är knuten till en viss version. Det finns anvisningar här för Microsoft Outlook 2003, 2007 och 2010, så ingen blir käften.

Inte drunkning i e-post

Jag gillar bilden av "email flood" som boken vill hålla oss allt från att drunkna in. För många är det enda sättet att beskriva det. Jag har sett folk prata om hundratals eller tusentals e-postmeddelanden som fortfarande sitter i inkorgen och mer häller hela tiden. Det finns inget sätt att någon kan läsa all den e-posten - vad de behöver är ett solidt och effektivt sätt att ta itu med det som redan finns och hålla det från att hoppa upp igen. Och självklart, om man börjar med en "översvämning" av e-post, kommer det inte att hända att situationen blir kontrollerad i en blixt. Det måste finnas en stegvis plan. Det är precis vad effektiv tidshantering lägger ut. Författarna identifierar huvudorsakerna till problemet (som att bli distraherad, klicka på "Svara alla" och inte ha ett system för hantering av inkommande mail) och sedan ta läsaren genom de steg som krävs för att få ett handtag på det som redan finns och sätt Upp ett system så det händer inte igen. Jag tycker verkligen att alla som tar tid att läsa igenom det här avsnittet och följa författarnas råd (och, viktigast, hålla fast vid sitt system) kommer att upptäcka att det fungerar. De är ärliga om hur mycket läsaren kommer att behöva byta sitt eget beteende för att få saker i ordning, och varför det är viktigt att göra dessa förändringar. Varje steg som behövs (som att stänga av meddelanden, lägga bort tidsblock för att hantera e-post och lämna det helt ensamt vid alla andra tillfällen och skapa påminnelser, uppgifter och möten direkt från inkommande e-post) beskrivs i detalj för varje version av Microsoft Outlook . De pratar om att skapa en egen uppsättning mappar och flagga viktiga meddelanden så att du inte förbiser dem, vilket är något jag önskar att jag visste om när jag använde Microsoft Outlook på jobbet. Det finns detaljerade anvisningar för hur du ställer in regler så att meddelanden automatiskt sorteras i lämpliga mappar. Det, mer än något annat, kan hjälpa till att tämja inkorgen och hålla folk fokuserade på vad som är väldigt viktigt.

Håll dina prioriteringar raka

Avsnittet om att använda Uppgifter för att ställa in prioriteringar blir också rätt och använder exemplet på en fiktiv, perennialt oorganiserad arbetare för att visa hur man blir distraherad kan få allvarliga konsekvenser. Då tas läsaren igenom flera metoder för att bestämma vilka uppgifter som är väldigt viktiga, och vilka bör ha företräde gentemot andra. Det här är något som de flesta har problem med att bestämma vad som är väldigt viktigt och vad som kan sättas av lite medan de prioriterade uppgifterna tas om hand. Författarna betonar vikten av att skriva saker ner. Detta är ett nyckelbegrepp i flera kända tidshanteringssystem, och med rätta. Nuförtiden har vi bara för mycket att komma ihåg, och inte ens Einstein kunde klara allt. Att skriva ner saker är nyckeln. Författarna går utöver den enkla handstilen och förklarar hur och varför människor borde ha skrivit planer. De erkänner att det är inte en enkel uppgift att komma igång med skriftliga planer när man inte har gjort det tidigare, och de förklarar varför det är nödvändigt för god tidshantering. Effektiv tidshantering beskriver ett enkelt system för att konfigurera möten och uppgifter (och tydligt förklarar skillnaden mellan de två) och för att ställa in vyer, filter och kategorier för att se till att du hittar exakt den information du behöver snabbt och effektivt.

Kategorier, uppgifter och tid

De första kapitlen i boken handlar huvudsakligen om vad Microsoft Outlook kan göra på en arbetsplats. Börja med kapitlet "Hur man får mer tid för vad som är viktigt med en effektiv veckplanerare", fortsätter författarna för att beskriva hur Microsoft Outlook kan användas för att planera också arbetstid. De går igenom de nödvändiga stegen för att ställa in kategorier och att färgkoda dem om du vill, för att hjälpa till med att ställa in prioriteringar och hålla uppgiften organiserade. De betonar vikten av veckoplanering och att inkludera tid för personliga frågor som motion och utbildning som en del av den övergripande planen. Det kan tyckas märkligt att i första hand lägga personliga aktiviteter utan arbete på en Microsoft Outlook- veckoplan på jobbet, men författarna förklarar tydligt varför det här är en mycket bra idé, och betonar vikten av balans i yrkesliv och personliga liv. De noterar att inte alla arbetsplatser tillåter privat planering och inte alla har tillgång till sin arbetsdator utanför kontoret och de tillhandahåller strategier för att hantera detta. Det är uppenbart att de har en solid förståelse inte bara för deras ämne utan av arbetslivets verkligheter.

Planering i det verkliga livet

Historien om den fiktiva oorganiserade arbetaren fortsätter i kapitlet om planering av verkligheten. De flesta vet inte riktigt hur länge en viss uppgift kommer att ta eftersom det är en mycket sällsynt uppgift som står ensam. Resan till kontoret inkluderar också tid för att komma till bilen, parkera bilen och gå till arbetsplatsen, och många tänker bara på den faktiska körtiden. Människor blir distraherade, eller saker händer som sätter den vanliga arbetsdagen i fullständig disarray. Människor gör vad de vill göra och på något sätt lyckas inte göra de saker de inte vill göra (vilket gör allt för alla beroende på att jobbet blir gjort). I detta avsnitt tar författarna en bra titt på den mänskliga naturen och visar hur en effektiv dagplan kan få allt att springa så mycket mer smidigt. Att hålla noggrann spår över den tid som är nödvändig för varje uppgift är nyckeln här. Inga fler uppskattningar eller ballparkfigurer - den faktiska tiden för varje uppgift från början till slut. I huvudsak vill författarna att läsaren skapar en tidsdatabas, så istället för att bara gissa eller vinge det, kan läsaren se upp den faktiska tiden för en viss uppgift och planera därefter. De ber också läsaren att utvärdera sina egna "produktivitetstimmar", de tiderna när människor fungerar som de är och deras egna "avbrottstimmar", de tider då de mest sannolikt kommer att avbrytas. Därefter utarbetar de en plan för schemaläggning av blockeringstider under högsta produktivitetstid, och de erkänner att detta inte kommer att hända över en natt eftersom andra människor måste definieras för att inte avbryta dig medan du arbetar. Och de betonar vikten av att bygga i "buffertid", så att om sakerna tar längre tid än väntat, blir resten av dagen inte helt störd.

Möte, möte, vem har mötet?

Möten verkar vara ett faktum i livet i affärer, och de kan vara enorma tidskrävare och produktivitetsmordare. Effektiv tidshantering bekräftar detta och förklarar i detalj hur man konfigurerar möten genom Microsoft Outlook och samordnar mötestider med andra. Men dess mest värdefulla råd kan sammanfattas i uttalandet "De bästa mötena är de som inte äger rum." Möten tar människor bort från sina jobb, avbryter arbetsflödet, förlitar sig för mycket på att alla kan dyka upp och kunna delta på ett meningsfullt sätt och faktiskt kostar ett företags pengar eftersom människor är i möten istället för att göra sina jobb. Så, efter att ha förklarat hur man ställer upp mötesförfrågningar, föreslår författarna att mötena endast schemaläggs och andra sätt att kommunicera (till exempel Windows Live Meeting eller konferenssamtal) används istället så mycket som möjligt. Om möten är nödvändiga finns det en plan för att göra dem smidigare och ge bättre resultat. Detta täcker alla baser och bör öka allas produktivitet och slösa bort minsta tid. Det skulle vara en utmärkt resurs för alla arbetsplatser.

Mindre papper, mer produktivitet

Många föredrar fortfarande att hålla sin information på papper (jag måste erkänna att jag är en av dem). Men papper är lätt att förlora och misfile, och efter ett tag blir den rena pappersmassan så otrevlig att det lika bra kan skickas till rivaren. Effektiv tidshantering anger en metod för att ta effektiva anteckningar och hålla reda på elektroniska filer effektivt. Författarna föreslår att läsaren använder Microsoft OneNote, men bekräftar att det inte ingår i många versioner av Microsoft Office (särskilt de äldre versionerna) och måste köpas separat, vilket många inte har råd med. Jag önskar att författarna hade erbjudit några förslag på alternativ till Microsoft OneNote, eftersom det helt klart är ett mycket användbart program och kan integrera effektivt med Microsoft Outlook . Effektiv tidshantering går igenom läsaren genom att använda Microsoft OneNote för att ta anteckningar, göra planer, skapa kalendrar och skapa ett strukturerat och organiserat system för att hålla reda på allt. Det visar tydligt fördelarna med att använda elektroniska anteckningar och filer i stället för papper. Jag måste erkänna att jag började tänka annorlunda på alla mina mappar fulla av anteckningar och utskrifter efter att jag läst detta kapitel och jag ska börja titta på att få Microsoft OneNote eller något annat liknande program för att hjälpa mig att hålla reda på saker effektivare.

Sammanfattar det hela

Effektiv tidshantering stängs med ett kort kapitel som heter "Hur man verkligen drar nytta av den här boken" som lägger alla tidigare kapitel i perspektiv och förklarar de bästa sätten att komma igång med att använda Microsoft Outlook och Microsoft OneNote för att bli organiserade i ditt yrkesliv och personliga liv. Författarna gör det klart att de inte förväntar sig att organisationen ska ske över en natt och de förväntar sig inte att det händer utan läsarens beslutsamhet att få det att fungera. Men de förklarar också varför det är mer än värt tid och ansträngning att följa sin plan. Även om man inte använder Microsoft Outlook, kan den här planen fungera. Det finns andra program som erbjuder mycket samma funktioner, kanske inte i ett så bekvämt paket, men användbar ändå. Jag förstår att bokens fokus är på Microsoft Outlook och Microsoft OneNote, men jag tror att det skulle ha varit användbart för författarna att föreslå några andra program som kan användas för att följa samma system även utan en fullständig kopia av Microsoft Office . Det är bara ett mindre förslag, och jag är säker på att alla som är intresserade av att följa detta system kan få det att fungera med vilken programvara de har till hands.

Produkt betygsatt 4/5

Dom

Effektiv Time Management är verkligen för alla. Vi kan alla dra nytta av att hitta balans i våra yrkesmässiga och personliga liv, att använda vår tid mer effektivt och att göra bästa möjliga utnyttjande av de verktyg vi har till hands. Även människor som är säkra på att de har allt under kontroll kan hitta användbara förslag här. Författarna förstår tydligt både programvaran och den mänskliga naturen och tar en stegvis strategi och förklarar varför vad de beskriver kommer att fungera. Jag är glad att jag fick chansen att granska den här boken, för nu kan jag börja sätta in sin plan för att få min egen tid lyckats mer effektivt.